L’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA interviendra prochainement en France. Pour vous aider à vous préparer efficacement, Pouey International revient sur les points clés de cette réforme et vous indique comment organiser votre système d’information pour faciliter votre passage à l’e-invoicing / e-reporting.
Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?
L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 institue une obligation de facturation électronique (ou e-invoicing) dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France un calendrier qui vient d’être refixé :
- À compter du 1er septembre 2026, en émission et réception toutes les entreprises les grandes entreprises (GE) et ETI ;
- À compter du 1er septembre 2027 en émission et réception pour les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que pour les microentreprises.
Le déploiement progressif de cette réforme a pour objectif de permettre aux entreprises de préparer efficacement leur passage à l’e-invoicing en fonction de leur taille et de leurs moyens.
Pour assurer la réception et l’émission de leurs factures dématérialisées, les entreprises pourront choisir de passer soit par le Portail Public de Facturation (PPF) qui s’appuie sur la plateforme Chorus Pro, soit par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire de l’Administration publique (PDP).
Chaque entreprise sera libre d’opter pour la plateforme de dématérialisation de son choix, ce qui signifie qu’un acheteur et son fournisseur pourront choisir de passer par deux plateformes de dématérialisation différentes sans que cela n’entraîne de friction dans le processus de facturation (voir schéma ci-dessous).
La traçabilité du cycle de vie de la facture dans ce système d’information permettra au fournisseur comme à l’acheteur de connaitre sa situation (voir schéma ci-dessous).
Quels sont les objectifs de la facturation électronique ?
À travers la généralisation de la facturation électronique, l’État français poursuit plusieurs objectifs :
Améliorer la détection de fraude à la TVA
La fraude à la TVA consiste pour une entreprise à ne pas déclarer ou à sous-déclarer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qu’elle perçoit sur ses ventes, ou encore de réclamer une TVA indue sur les achats qu’elle réalise.
Renforcer la compétitivité des entreprises
La facturation électronique devrait permettre de renforcer la compétitivité des entreprises en apportant des gains de productivité grâce à la dématérialisation.
Par ailleurs, l’obligation de facturation électronique participe directement à la transition des entreprises françaises vers une économie plus durable grâce à la réduction de l’empreinte carbone liée à l’impression et à l’envoi de factures
Simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA
Enfin, la généralisation de la facturation électronique devrait permettre, à terme, de simplifier les déclarations des entreprises en matière de TVA grâce à un pré-remplissage automatique des déclarations (gain de temps pour les entreprises et réduction des erreurs entrainant des pénalités).
Comment préparer votre système d’information pour la facturation électronique ?
Il est important de préparer dès à présent votre système d’information pour votre passage à la facturation électronique. En effet, au plus tôt votre passage à l’e-invoicing sera planifié et plus vous disposerez de temps pour gérer la mise en place de manière proactive (planification des dépenses, rédaction du cahier des charges, sélection d’une plateforme de dématérialisation, connexion au système d’information, formation des utilisateurs finaux…) et réduire les délais de fonctionnement.
Pour vous aider à gagner en efficacité, retrouvez ci-dessous 3 étapes qui vous permettront de préparer au mieux votre base de données B2B pour votre passage à l’e-invoicing.
1) Définir le processus cible en fonction de votre organisation et des besoins internes
Vous devez tout d’abord comprendre quelles sont les différentes étapes de votre processus de facturation actuel (identification des différents flux, des parties prenantes, des outils utilisés…) et ses éventuels points de friction (difficulté de collecte des informations clients, retards de paiement, tâches chronophages…).
Par ailleurs, il est important d’ancrer votre passage à la facturation électronique dans un processus plus global de digitalisation du poste client. En effet, si la majorité de vos process internes reposent actuellement sur le traitement manuel et l’utilisation du papier, votre passage à la facturation électronique représente l’opportunité de digitaliser vos processus de bout en bout et ainsi gagner en efficacité sur la plupart de vos tâches les plus chronophages : relances clients, lettrage comptable, rapprochements bancaires, gestion de la trésorerie…
2) Définir le rôle de chaque partie prenante et organiser la conduite du changement
Vous devez ici identifier les parties prenantes de votre entreprise concernées par l’évolution du processus de facturation (service comptabilité, service recouvrement, équipes commerciales, service juridique, service client, service informatique…) et organiser la conduite du changement en toute transparence.
3) Nettoyer et mettre à jour votre base de données B2B
Cette dernière étape vous permettra de vous assurer que toutes les données dont vous disposez sur vos clients (adresses de facturation, numéros de TVA intracommunautaires, dénominations sociales, numéros Siret…) sont correctes, à jour et de supprimer les éventuels doublons. En procédant au nettoyage et à la mise à jour de votre base de données en amont de la dématérialisation de vos flux, vous serez ainsi certain d’assurer à la fois la délivrabilité de vos factures et d’éviter tous risques d’erreurs sur les mentions obligatoires qu’elles doivent comporter.
Par ailleurs, ne pas vous assurer de l’exhaustivité et de la fraîcheur de vos données de facturation expose votre entreprise à des sanctions. En effet, la loi prévoit une amende de 15€ par mentions obligatoires manquantes ou inexactes sur les factures émises par les entreprises. Aussi, si cette réglementation est d’ores-et-déjà en vigueur, la réforme de la facturation électronique devrait entrainer un renforcement des contrôles liés à la conformité des factures.
Ce 3eme point est par ailleurs mobilisable dès à présent, et probablement le plus simple à mettre en place pour des gains immédiats et avant-même le passage à l’e-invoicing pour lequel il constituera un préalable incontournable.
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05.01.2024
